Ecco brevemente elencati quali saranno i successivi step per arrivare all’evento online. Trovi elencate le comunicazioni che ti aspetti da noi e le relative tempistiche. Le attività sono leggermente differenti se si tratta di conferenze o @localhost.
Verso la conferenza
Proposta accettata! Conferma la tua disponibilità
Dal giorno della chiusura della CFP ci impegnamo a selezionare i talk nel giro di 3 settimane ed inviare una comunicazione relativamente all’esito.
Se il tuo talk è stato accettato ticeverai una mail con la richiesta di conferma della tua partecipazione e la richiesta di particolari esigenze in merito allo schedule.
Ricorda di rispondere entro 7 giorni, faremo il possibile per venire in contro alle esigenze di ogni speaker.
Be social e ricevi la tua sponsorship gratuita
Una volta ricevuta la tua disponibilità e esigenze in termini di orario ti invieremo un’immagine che potrai iniziare a condividere sui tuoi canali social per comunicare che il tuo talk è stato selezionato per la conferenza, o da mettere come copertina delle tue slide.
Troverai nella mail anche i nostri canali social per taggarci e dei copy già pronti per promuovere la tua partecipazione alla conferenza.
Free bronze sponsorship
In quanto speaker, la tua azienda ha diritto ad una sponsorizzazione Bronze gratuita, o ad uno sconto dello stesso valore su una sponsorship di livello maggiore. Trovi tutti i dettagli delle varie sponsorship sulla sezione dedicata del sito della conferenza.
Ti chiederemo di darci il contatto di chi si occupa di questa tipologia di attività per poter richiedere tutti i dati necessari per potervi aggiungere tra i nostri sponsor.
GrUSP Season Pass
Per ringraziarti della tua disponibilità, oltre alla bronze sponsorship, se lo vorrai, potrai richiedere un codice per ricevere il tuo GrUSP Season Pass. Potrai riscattarlo direttamente sull’Eventbrite di ogni conferenza.
Momento di prove
Circa un mese prima della conferenza riceverai un’altra nostra mail dove ti chiediamo di compilare un form in cui richiederemo:
- qualche domanda di backup qualora non ce ne fossero dal pubblico;
- la tua disponibilità per le prove tecniche
la settimana prima della conferenza facciamo un po’ di prove tecniche, per incontrarci, coordinarci, e vedere insieme gli strumenti e le piattaforme che useremo, in cui vedremo tutto nel dettaglio.
Durante le prove:
- vedremo come funziona streamyard;
- com’è strutturato Hopin;
- faremo delle prove di condivisione schermo.
Potrai ovviamente farci tutte le domande che ti vengono in mente.
- se farai il talk live o pre registrato
Qui trovi alcune considerazioni che possono aiutarti in questa scelta.
Ricorda che:
- se il tuo talk sarà pre registrato avremo bisogno di ricevere il video almeno due settimane dalla data della conferenza per poterlo montare e gestire al meglio ogni passaggio di regia;
- se il tuo talk sarà live, ci piacerebbe ricevere le slide una settimana prima della conferenza in modo tale da poterti dare qualche consiglio utile per rendere la tua presentazione più interessante per il pubblico se necessario.
Come funziona l’evento e quali sono i flussi
La conferenza avviene su Hopin: i partecipanti guardano lo streaming live nell’area “Stage” e pubblicano commenti e domande nella chat / sezione Q&A. Riceverai il link per poterti registrare all’evento dopo le prove tecniche.
Noi, host e speaker, ci incontriamo su StreamYard (SY), dove creiamo i contenuti che vengono poi mandati in streaming su Hopin.
Useremo la chat privata su SY per coordinarci.
Raccomandiamo di entrare su SY usando Chrome: controlla questa pagina per maggiori informazioni.
Puoi partecipare all’evento su Hopin e raggiungerci su SY solo durante la tua sessione.
Nel dettaglio ecco cosa accadrà passo passo:
- Circa 10 minuti prima del tuo talk, entra nel backstage di SY. Entra su SY con il tuo nome (o quello che vuoi venga visualizzato sull’etichetta a te associata).
- Noi (host) ti potremo vedere, ma non farai parte della trasmissione finché non ti vedrai a schermo. Se il tuo talk è live e devi condividere le slide, puoi condividere lo schermo in anticipo: lo vedrà solamente l’host e così sarà già pronto per quando inizi il talk.
- L’MC (chi presenta l’evento) ti introduce e sarai aggiunto alla trasmissione in modo che chiunque possa vederti e sentirti (e condivideremo il tuo schermo, nel caso il tuo talk fosse live).
- Fai il tuo talk dal vivo, o noi inviamo quello preregistrato.
- il tuo talk durerà 30 o 45 minuti in base a quello che hai scelto ed è presente sullo schedule.
- Chi partecipa alla conferenza farà le domande sulla chat di Hopin: ci occuperemo noi di raccoglierle durante il talk, quindi non devi preoccuparti.
- Alla fine del tuo talk, l’MC ti raggiunge in video per il Q&A, dopodiché, puoi chiudere SY e goderti la conferenza su Hopin.
Ricorda: c’è un piccolo delay tra quello che accade su streamyard e quello che succede su Hopin. Sono circa 15 secondi. Tienilo in considerazione soprattutto durante il momento di Q&A perchè le domande tarderanno un pochino ad arrivare. Il nostro MC si occuperà di temporeggiare o useremo le domande di backup qualora fosse necessario.
Iscriviti alla piattaforma e ultimi link
Nell’ultima mail che ti verrà inviata dopo le prove tecniche ti invieremo:
- il link per iscriverti a Hopin. È molto importante che tu ti registri il prima possibile in modo tale da collegare il tuo profilo al tuo talk. Registrati e completa il tuo profilo, preferibilmente caricando una tua foto;
- il link di streamyard dove ti potrai collegare per presentare il tuo talk (sia live che pre registrato)
- un recap di quello che ci siamo detti durante le prove;
- il link al programma dell’evento;
- link a joindin che useremo per ricevere i feedback dei talk.
Il giorno dell’evento
- Posizionati in un luogo tranquillo e usa delle cuffie per un audio migliore;
- ricorda di accedere a StreamYard tramite Chrome;
- entra 10 minuti prima dell’inizio della tua sessione al link SY che ti abbiamo inviato nell’ultima mail;
- goditi l’evento, ti comunicheremo quello che serve passo passo 🙂